|
Numeriek
archiveren
Numeriek
archiveren is het archiveren van stukken op registratienummer.
Hierbij worden geen dossiers meer gevormd. Het levert een enorme
tijdbesparing op. Document Care kan u de weg wijzen naar het opzetten
van dit systeem en helpen bij de invoering ervan.
40-60%
van de stukken kan direct na behandeling of op korte termijn vernietigd
worden. Voor deze stukken is numeriek archiveren
oorspronkelijk ontworpen. Hierbij wordt
één
standaard
vernietigingstermijn gehanteerd. Meteen bij het registreren
vindt selectie en afstelling op vernietiging plaats. Het
postregistratiesysteem
vormt de ingang op de stukken.
Deze
summiere opbergmethode levert een tijdbesparing op van 30-40%. Hierdoor
blijft er bijvoorbeeld meer tijd over voor de te bewaren stukken. In
Zuid-Holland heeft de methode inmiddels een grote vlucht
genomen.
Hier werkt circa 50% van de gemeenten er nu al mee.
Numeriek
archiveren past ook heel goed bij digitalisering. Hierbij
kunnen
zowel de
originelen van de te vernietigen als van de te bewaren stukken
eventueel numeriek afgesteld worden. Zelfs een intensieve en
tijdrovende dossiervorming voor de te bewaren stukken wordt overbodig. Dit
vanwege
de digitale toegankelijkheid en raadpleegbaarheid van de
stukken.
Een volgende stap kan dan zijn de substitutie van stukken.
Hierbij
krijgen de gedigitaliseerde stukken na vernietiging van de originelen,
de status van archiefbescheiden ingevolge de Archiefwet 1995.
|
